FTE sind eine zentrale Kennzahl der Personalplanung. Doch korrekt berechnete FTE reichen häufig nicht aus, um Kapazitäten, Kosten und Standorte realistisch zu vergleichen. Der Beitrag zeigt, wo typische Denkfehler entstehen und warum FTE Kontext brauchen.

Das FTE-Dilemma in der Personalplanung

Full-Time-Equivalents (FTE) gehören zu den etablierten Kennzahlen im HR-Controlling. Sie schaffen Struktur, ermöglichen Übersichten zum Personalbestand und dienen häufig als Grundlage für Planungs- und Budgetentscheidungen. Gleichzeitig zeigt die Praxis: Korrekt berechnete FTE führen nicht automatisch zu belastbaren Schlussfolgerungen.

Viele Unternehmen verfügen laut FTE über ausreichend Personal – und kämpfen dennoch mit Überlast, Engpässen oder steigenden Personalkosten. Abteilungen oder Standorte mit ähnlichem FTE-Bestand lassen sich nur schwer vergleichen. Die Ursache liegt dabei selten in der Rechenlogik selbst, sondern in der Definition und Interpretation der Kennzahl.

FTE ist nur so vergleichbar wie seine Vollzeitdefinition

FTE ist eine Umrechnung von Arbeitszeit auf eine definierte Vollzeitbasis. Genau hier beginnt die Herausforderung: Ein „1,0 FTE“ steht nicht automatisch überall für denselben Arbeitszeitumfang.

Bereits innerhalb eines Landes können unterschiedliche Rahmenbedingungen dazu führen, dass die zugrunde liegende Vollzeitdefinition variiert, zum Beispiel durch:

1. tarifvertraglich oder betrieblich unterschiedliche Wochenarbeitszeiten (z. B. 38 vs. 40 Stunden)
2. regionale Feiertage
3. standortspezifische Arbeitszeitregelungen

Werden diese Unterschiede in Vergleichen nicht berücksichtigt, entsteht eine scheinbare Vergleichbarkeit. FTE-Zahlen wirken einheitlich, beruhen jedoch auf unterschiedlichen Grundlagen.

Was FTE abbildet – und wo seine Grenzen liegen

FTE bildet den vereinbarten bzw. angesetzten Arbeitszeitumfang relativ zu einer Vollzeitdefinition ab. Für Bestandsübersichten und als gemeinsamer Nenner in der Planung ist das hilfreich. Für Steuerungs- und Vergleichsfragen reicht diese Perspektive jedoch häufig nicht aus.

Denn FTE enthalten keine Informationen darüber,

1. welche Vollzeitdefinition konkret zugrunde liegt (der „Nenner“)
2. wie Arbeitszeit auf Aufgaben, Rollen oder Projekte verteilt ist
3. welche Faktoren die tatsächlich verfügbare Kapazität beeinflussen (z. B. Abwesenheiten, Qualifizierungszeiten)
4. welche Qualifikationen und Erfahrungsstände in einem FTE gebündelt sind

Damit ist FTE keine falsche Kennzahl – aber eine Kennzahl mit klaren Grenzen, sobald Entscheidungen zur Steuerung oder zum Vergleich darauf aufbauen.

Standortvergleiche: national wie international eine typische Fehlerquelle

Standortvergleiche gehören zu den häufigsten Anwendungsfällen von FTE – und zugleich zu den fehleranfälligsten. Das gilt national, etwa bei unterschiedlichen Tarifverträgen oder Feiertagsregelungen, ebenso wie international, wo zusätzliche Faktoren wie abweichende Jahresarbeitszeiten oder gesetzliche Vorgaben hinzukommen.

Der Effekt ist in beiden Fällen ähnlich: Wird FTE als einheitliche „Währung“ behandelt, entstehen Verzerrungen. Standorte können teurer wirken, obwohl die zugrunde liegenden Arbeitszeitstandards schlicht andere sind. Oder Kapazitäten erscheinen vergleichbar, obwohl sie es auf Basis der Vollzeitdefinition nicht sind.

Typische Fragestellungen aus der Praxis

In vielen Organisationen tauchen daher ähnliche Fragen auf:

1. Warum haben wir laut FTE ausreichend Personal, erleben aber dennoch Überlast und Engpässe?
2. Warum steigen Personalkosten trotz stabilem FTE-Bestand?
3. Warum lassen sich Abteilungen oder Standorte mit gleichem FTE kaum sinnvoll vergleichen?
4. Warum wirken manche Standorte teurer, obwohl die tatsächliche Leistung vergleichbar ist?

Diese Fragen lassen sich nicht durch eine noch genauere FTE-Berechnung beantworten, sondern durch eine saubere Einordnung der Kennzahl.

FTE richtig einordnen statt ersetzen

FTE bleiben eine sinnvolle Größe in der Personalplanung. Entscheidend ist jedoch, sie nicht isoliert zu verwenden. Belastbare Steuerungs- und Vergleichsentscheidungen erfordern klare Regeln für den Umgang mit FTE, insbesondere:

• Transparenz über die jeweilige Vollzeitdefinition
• nachvollziehbare Vergleichslogiken bei Standort- und Einheitenvergleichen
• ergänzende Perspektiven auf Kapazität, Aufgabenstruktur und Qualifikation

Wer FTE in diesem Kontext nutzt, gewinnt ein realistischeres Bild der Personalsituation – und reduziert das Risiko, dass scheinbar klare Zahlen zu falschen Entscheidungen führen.